Criação de um ambiente de trabalho mais inteligente: como os espaços flexíveis em escritórios beneficiam funcionários e empresas
Atenda, com tecnologia inovadora e adaptável, às necessidades em constante mudança no local de trabalho e da força de trabalho
Se você perguntar a líderes de empresas qual tecnologia impulsionará suas empresas nos próximos cinco anos, a maioria mencionará a inteligência artificial. Essa é uma escolha inteligente. Se usada corretamente, ela pode aumentar a eficiência, reduzir a carga administrativa e garantir que os funcionários se concentrem no que fazem melhor. Mas há outro investimento com a capacidade de transformar o local de trabalho de maneira tão significativa; é o investimento no próprio local de trabalho.
Um espaço de trabalho avançado, adaptável e cuidadosamente projetado apoia a produtividade, estimula a criatividade e atrai as pessoas para que trabalhem no escritório. Com tecnologia para locais de trabalho inteligente e flexível, as empresas podem oferecer ambientes de trabalho mais saudáveis, melhorar as experiências dos funcionários e, ao mesmo tempo, aumentar o valor dos espaços em seus escritórios.
Mas como?
Este artigo explora como os ambientes de trabalho e as forças de trabalho estão mudando, além das tecnologias inovadoras que ajudam empresas a se adaptarem. Além de mencionar como superar os desafios do trabalho flexível até aproveitar as oportunidades que espaços de trabalho mais inteligentes oferecem, são apresentados detalhes sobre as soluções que podem melhorar o seu local de trabalho e permitir o sucesso da sua empresa.
Uma nova realidade para espaços de trabalho em escritórios
Atualmente, oferecer uma mesa e um computador para cada funcionário não significa nada. A forma como realizamos tarefas, abordamos a presença no escritório e interagimos em um ambiente corporativo mudou para sempre.
Uma recente enquete realizada em 11 países descobriu que 44% das pessoas preferem ambientes de trabalho híbrido, 39% querem trabalhar no escritório em tempo integral e 17% preferem o trabalho totalmente remoto. Agora, as pessoas escolhem empregos com base na flexibilidade oferecida. Algumas preferem o horário de 9 às 17 horas em um escritório, mas muitos aceitariam um salário mais baixo se pudessem continuar trabalhando em casa.
Essa diversidade de preferências pode tornar o layout do local de trabalho um desafio. No entanto, reunir as pessoas pessoalmente continua sendo tão importante quanto antes. O escritório deve ser um local atrativo e útil em que os funcionários queiram trabalhar. Eles devem ser capazes de realizar tarefas sem limitações e aproveitar o tempo gasto com colegas. A CCS Employee Workplace Technology Survey (enquete com os funcionários da CCS sobre tecnologia no local de trabalho) descobriu que mais da metade dos funcionários respondeu que a interação social e o senso de comunidade são as vantagens mais importantes dos escritórios corporativos. Mas 33% estavam preocupados com a abordagem de trabalho híbrido que limita a capacidade de criar relações profissionais. Os funcionários que trabalham remotamente costumam se sentir isolados, pois 43% relataram a desconexão com a empresa. Portanto, esse modo de trabalho os torna mais propensos a buscar oportunidades em outro lugar.
Os espaços de trabalho em escritórios devem ser capazes de atender às necessidades atuais, estejam os funcionários presentes ocasionalmente ou todos os dias. Por exemplo, mais de 50% dos funcionários entrevistados pela Appspace comentaram que ir ao escritório "era uma perda de tempo". Muitos alegaram que seus escritórios não apoiam a produtividade e que poucos colegas estavam presentes para colaborarem com eficiência.
Resumindo, uma abordagem única para o layout do local de trabalho não é mais viável. Atualmente, as empresas devem priorizar a flexibilidade e a experiência dos funcionários para obter benefícios significativos, além de ter capacidade de se adaptar à medida que as exigências do local de trabalho continuam evoluindo.
Espaços de trabalho projetados para o trabalho atual
Na Logitech, lidamos com as necessidades em contante mudança nos locais de trabalho aproveitando insights baseados em dados para reinventar os espaços em nossos escritórios. A renovação do nosso escritório em San Jose se concentrou na criação de espaços que apoiassem a produtividade e a conexão humana alinhando a mudança para salas menores de reunião para uso de vídeo e arranjos de mesas flexíveis. Em nossa abordagem, os focos foram as pessoas e as lições aprendidas em nossos outros escritórios globais, que ajudaram a lidar com desafios logísticos, além de melhorar o engajamento e a inovação.
O escritório da Logitech em São José oferece vários espaços de trabalho, como áreas com mesas flexíveis.
Da mesma forma, o Neiman Marcus Group (NMG) também adotou a flexibilidade e o layout centrado nas pessoas usando a tecnologia da Logitech. A sua abordagem exclusiva substituiu a sede corporativa tradicional por uma rede de centros com foco em colaboração. Ao priorizar equidade e acessibilidade, o NMG garante que todos os funcionários, seja qual for a localização, tenham acesso a uma experiência ideal de trabalho. O centro principal em Dallas-Fort Worth redefine o layout convencional do escritório dedicando 70% de seu espaço para colaboração e 30% para estações individuais de trabalho. A filosofia "magnet, not mandate", que significa opção em vez de obrigação, atrai os funcionários para o escritório por escolha ao criar um ambiente que estimula a produtividade, a conexão e a flexibilidade.
No entanto, as mudanças nos requisitos não afetam apenas as empresas que oferecem trabalho remoto e flexível. Mesmo as que exigem 100% de presença nos locais de trabalho devem adaptá-los para garantir que os funcionários tenham suporte durante todo o dia de trabalho. Para grandes empresas, a escala e a complexidade dessa tarefa podem tornar a transição particularmente desafiadora.
Veja a Amazon, por exemplo. Um relatório da Business Insider sobre o seu retorno ao trabalho destaca as dificuldades de restabelecer as operações no escritório em tempo integral após anos de trabalho nos modos híbrido e remoto. Nessas situações, os tradicionais espaços de trabalho talvez não sejam capazes de atender às demandas com alguns problemas (como mesas e salas de reunião insuficientes além de recursos restritos) e, portanto, o retorno ao escritório torna-se mais difícil. Ele mostra como mesmo as maiores empresas devem equilibrar cuidadosamente as expectativas e preferências dos funcionários com a eficiência operacional.
Então, quais são as próximas etapas?
Como as empresas podem enfrentar o desafio dos locais de trabalho
Para garantir o sucesso a longo prazo, as empresas precisam repensar os espaços de trabalho em escritório para atender às suas necessidades atuais e de suas equipes.
Seja trabalhando com flexibilidade ou no escritório todos os dias, os funcionários querem que os espaços em que trabalham sejam adequados para eles. Muito antes de o trabalho flexível e remoto tornar-se predominante, um estudo da Steelcase identificou que 95% dos trabalhadores precisavam de espaços silenciosos e privados, mas apenas 40% comentaram que seus locais de trabalho atendiam a esse requisito. A verdade é que a maioria dos funcionários precisa de vários ambientes, incluindo zonas silenciosas para foco total, mesas disponíveis para produtividade, áreas pequenas de reunião para discussões rápidas e espaços maiores e bem equipados para reuniões com colaboração.
No ambiente de trabalho dinâmico atual, eficiência e praticidade são essenciais. As empresas devem oferecer espaços de trabalho diversificados e flexíveis que acomodem diferentes modos de trabalho e simplifiquem as tarefas diárias o máximo possível com o apoio da tecnologia em um papel essencial na melhoria deles.
Principais recursos para ambientes de trabalho mais inteligentes
Sistemas perfeitos de reserva de salas e mesas para que os funcionários possam encontrar e reservar facilmente os espaços necessários.
Tecnologia para colaboração que pode ser transferida rapidamente entre espaços para atender a diferentes necessidades de reunião.
Sensores inteligentes de ocupação, que ajudam a gerenciar espaços compartilhados com eficiência, liberam automaticamente salas não usadas para aumentar a disponibilidade e reduzir o desperdício de recursos.
Sistemas integrados de agendamento, para manter os funcionários informados, melhoram a capacidade de coordenação com os colegas e o aproveitamento do tempo no escritório.
Em resumo, um ambiente de trabalho flexível deve ser assim. A ideia não é implantar e esquecer, é aprender e se adaptar. As empresas têm a responsabilidade de acompanhar as tendências e ajustar os espaços adequadamente para garantir os melhores resultados.
Abordagens para monitoramento e otimização do local de trabalho
Reunir insights sobre o uso dos espaços e dos dispositivos para identificar problemas ou áreas a serem melhoradas.
Adequar os espaços à medida que as necessidades mudam, como níveis variáveis de participação.
Monitorar fatores, como qualidade do ar e temperatura das salas ou eficiência energética, para fornecer ambientes de trabalho mais saudáveis e sustentáveis.
Fornecer, às equipes de TI, ferramentas para gerenciar e monitorar dispositivos em vários escritórios a fim de garantir a disponibilidade e a eficácia dos espaços.
Agora, vamos ver o que isso significa na prática.
Como redefinir o ambiente de trabalho com espaços flexíveis e mesas compartilhadas
Espaços compartilhados e mesas compartilhadas surgiram como abordagens eficazes para atender às necessidades em constante mudança nos locais de trabalho.
Mesas compartilhadas são semelhantes a mesas não individuais/exclusivas para otimizar o espaço de trabalho com eficiência em escritórios, especialmente em ambientes de trabalho flexível. Por permitir que os funcionários encontrem rapidamente um local para trabalhar, em vez de usarem uma mesa permanente, a implantação de mesas compartilhadas garante que a frequência variável seja atendida e, ao mesmo tempo, aumenta o valor da tecnologia usada no escritório. Soluções como a Logi Dock Flex aprimoram esses espaços. Como uma docking station gerenciada e um sistema de reserva de mesas, ela permite visualizar os detalhes da reserva e garantir uma mesa livre quando os funcionários precisarem.
Além disso, os espaços adaptáveis não se limitam a mesas. Eles são espaços de conceito aberto para colaboração em grupo que incluem equipamentos portáteis e mobília modular e móvel. Os espaços flexíveis multiuso podem acomodar equipes de todos os tamanhos, de três a quatro pessoas até mais de 20. Para simplificar o processo de reserva e reduzir conflitos de agendamento, os espaços flexíveis podem ser equipados com um painel de agendamento, como o Tap Scheduler. Com ele, os funcionários podem ver a disponibilidade das salas e reservar espaços imediatamente ou com antecedência, sejam salas para uso de vídeo ou dedicadas a interações presenciais sem tecnologia complementar. Mas as salas fixas nem sempre são flexíveis de forma a atender às demandas dos atuais locais de trabalho. A capacidade de adaptação é essencial, pois a capacidade de criar um espaço flexível é um investimento essencial. Isso requer soluções all-in-one portáteis e flexíveis que possam se adaptar com facilidade, à medida que as empresas crescem ou ajustam seus layouts, e integrar-se perfeitamente a espaços abertos e salas pequenas e médias. Dispositivos como a Rally Board 65 são ideais para videocolaboração e quadro branco, além de compactos o suficiente para sessões de brainstorming, reuniões gerais ou salas de treinamento. Agregando ainda mais flexibilidade, dispositivos all-in-one como esses podem ser instalados em uma mesa, parede ou suporte com rodízios e podem ser movidos de um lugar para outro. Isso significa que a tecnologia para colaboração em uma sala de reunião pode ser rapidamente reutilizada para uma reunião híbrida maior em um espaço aberto de tamanho médio.
A tela Rally Board 65 em um suporte com rodízios pode ser facilmente movida entre espaços.
Ao implantar ferramentas como essas, as empresas podem criar ambientes flexíveis e funcionais que atraem os funcionários de volta ao escritório e permitem o trabalho de forma adequada.
Simplicidade na reserva de salas e mesas
A reserva eficiente de salas e mesas é o foco de uma experiência perfeita de espaço flexível. Geralmente, em ambientes com mesas compartilhadas, basta reservar com antecedência (ou de última hora) e conectar um laptop para começar. As salas e os espaços abertos podem ser reservados da mesma forma, pois oferecem uma conexão simples com um laptop ou um dispositivo dedicado para participar das reuniões. Sistemas de reserva, como a Solução de reserva de mesas da Logitech e Reserva de salas, disponíveis com os planos de serviço Logitech Essential ou Logitech Select, permitem um melhor uso do local de trabalho e experiências de reserva mais simples. Em dispositivos da Logitech, como o Tap Scheduler e a Logi Dock Flex, o Logitech Sync reúne todos esses recursos, além de fornecer insights de uso e permitir monitoramento e gerenciamento remotos para a equipe de TI. Ferramentas interativas também podem ajudar os funcionários a se reunirem e colaborarem com mais eficiência no local. Soluções como a Logitech View permitem reservas e navegação pelo escritório, pois fornecem uma visualização em tempo real dos layouts do escritório em uma tela sensível ao toque. Essa solução fornece uma maneira envolvente de encontrar mesas, espaços e até mesmo colegas de trabalho usando controles de toque com zoom.
Logitech View, Logi Dock Flex e Tap Scheduler em um espaço aberto de um escritório
Automação simples
Além de serem capazes de eliminar processos manuais, com o uso de soluções inteligentes, integradas e flexíveis, os locais de trabalho tornam-se mais fáceis de navegar e mais agradáveis de trabalhar. Sensores independentes ou os integrados aos dispositivos podem ser compatíveis com a automação do local de trabalho que realiza ações comuns automaticamente. Produtos exclusivos que economizam tempo podem facilitar atividades padrão, como reservar e liberar espaços. Por exemplo, com os recursos Auto Book e Auto Release (Reserva automática e Liberação automática) ativados por meio de uma licença Essential ou Select, o processo é tão simples quanto entrar ou sair de uma sala. Quando pessoas são detectadas em um espaço, uma reserva é automaticamente criada. Quando essas pessoas saem de um espaço, a reserva é excluída. Isso funciona quer a sala esteja sendo usada para uma reunião por vídeo ou uma sessão presencial.
Embora a perfeita reserva e automação melhorem as interações diárias, sensores e dispositivos inteligentes têm um papel complementar, mas igualmente importante, a desempenhar no avançado ambiente de trabalho.
Insights facilmente acessados sobre espaços de trabalho em escritórios
Otimizar os espaços de trabalho em escritório requer insights úteis para guiar as decisões relacionadas a esses espaços. Com dados precisos e em tempo real, as empresas podem identificar problemas e realizar otimização baseada em mais informações sobre os espaços. A tecnologia para locais inteligentes de trabalho, incluindo soluções com sensores integrados, como a Rally Board 65, ajuda a coletar inúmeras informações, desde ocupação até fatores sobre o ambiente. Compreender quais espaços são usados (ou superutilizados), e quais não são, pode ajudar a identificar problemas e fornecer uma visão clara dos ajustes que melhorarão a eficiência e as experiências dos funcionários. Além disso, as medições de temperatura das salas, qualidade do ar e uso de energia apoiam melhor as empresas para que identifiquem problemas e melhorem o bem-estar e a sustentabilidade. Para obter dados de entrada mais abrangentes e avançados, os sensores de presença e ambiente dedicados, como o Logitech Spot, podem ser instalados em lounges, espaços pequenos de reunião e cabines telefônicas, além de salas de reunião padrão. Ele fornece informações precisas sobre ocupação e ambiente para apoiar o gerenciamento de espaços ao longo do tempo, mesmo aqueles sem tecnologia existente. O acesso a medições mais detalhadas sobre o ambiente, como níveis de CO2 e partículas no ar, contribui para manter ambientes de trabalho confortáveis, produtivos e saudáveis. Por combinarem facilidade de uso e insights úteis, essas ferramentas melhoram a experiência nos escritórios, pois garantem que as empresas estejam preparadas para se adaptarem e que os funcionários sejam produtivos em ambientes flexíveis de trabalho.
Sensor de ambiente e ocupação, o Logitech Spot, instalado em espaços pequeno de reunião
Adote hoje o ambiente de trabalho avançado
Com um portfólio integrado de soluções, software e serviços de um único fornecedor, a Logitech facilita a implantação de tecnologia no local de trabalho que faz uma diferença real para os seus funcionários e a sua empresa. Entendemos que criar um ambiente de trabalho verdadeiramente flexível e eficiente requer mais do que áreas abertas e mesas compartilhadas; ele precisa ter ferramentas inteligentes e intuitivas para que os funcionários usem os recursos e para otimizar os recursos do escritório. Um ambiente de trabalho mais inteligente aumenta a produtividade e apoia a colaboração ao tornar o escritório um lugar agradável para trabalhar.
Ao adotar abordagens inovadoras, aproveitar os dados e implantar as ferramentas certas, a sua empresa pode criar espaços flexíveis e otimizados como esses. Em um ambiente de trabalho que aumenta o valor de seus investimentos e se adapta às mudanças de necessidades, os seus funcionários podem produzir adequadamente. E quando os funcionários desempenham melhor seus trabalhos, a sua empresa também prospera.
Leia o nosso e-book Enhance Collaboration, Inspire Connection (Melhore a colaboração, incentive a conexão) para obter mais inspiração sobre como projetar espaços de trabalho que promovam conexão, colaboração e criatividade.
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